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江苏省建筑行业协会交通分会秘书处办公室管理制度
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        为完善江苏省建筑行业协会交通分会(以下简称分会)的行政管理机制,规范行政管理行为,提高行政管理水平和工作效率,使分会各项行政工作有章可循、照章办事,特制订本制度。

   

                                                              收文、传文、行文处理制度

  一、分会公文处理由秘书处办公室安排专人负责。

  二、接受文件,要对每份文件右上角加盖收文处理章,并在《收文登记簿》予以登记。收文处理章盖好后,应按要求填写有关拦目。

  三、文件接受妥当,应当天粘贴《文件处理单》,送办公室负责人提出拟处理意见,然后送分会领导阅批、阅示。

  四、对分会领导批示有关分管领导或有关部门承办的文件,办公室负责人立即送达,跟踪催办落实,并将结果及时上报。需要及时办理的文件,即送即办,因传文人未将文件及时送达造成拖延的,由传文人负责;由承办人造成拖延的,由承办人负责。

  五、传阅完毕的文件,应及时在文件登记簿注明,然后分门别类存入文件柜妥善保管。

  六、借阅文件,应办理文件借阅手续,一般文件应在三天期限,因工作需要延长时间,应办理续借手续。借阅文件丢失,属借阅人造成的,由借阅人负责;属接收人未及时入柜保管造成的,由接收人负责。

  七、以分会“苏建协交分”字号行文的行政文件由办公室起草。

                                                                  文印管理制度

                               

      一、所有文印人员应遵守分会的保密规定,不得泄露工作中接触的分会保密事项。

      二、打印正式文件,必须按文件签发规定由会长签署意见,送秘书处办公室打印。各部门草拟的文件、资料等,由各部门自行打印。打印文件、发传真均需逐项登记,以备查验。

      三、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务,不得积压延误。工作任务繁忙时,应加班完成。办理中如遇不清楚的地方,应及时与有关人员校对清楚。

  四、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的,追究当事人的责任。

   五、严禁擅自为私人打印、复印材料,违犯者视情节轻重给予罚款处理。

   

                                                                办公用品购置领用制度

  一、分会工作人员所需的办公用品,由秘书处办公室填写《资金使用审批表》,报会长审批后购置。办理入库手续。

  二、办公用品购置后,须持会长审批的《资金使用审批表》和购货发票、清单,到秘书处办公室办理出入库手续。未办理入库手续的,财务部门不予报销。

      三、各部门所用的专用表格等印刷品,由部门自行制定格式,按规定报会长审批后,由秘书处办公室统一印制。

      四、办公用品只能用于办公,不得移作他用或私用。

      五、所有工作人员要勤俭节约,杜绝浪费,努力降低消耗和办公费用。

   

                                                                 考勤、休假管理制度

  一、本分会的工作日为每周五天。工作人员每月工作应出满勤,坚持不迟到、不早退、不允许擅自离开工作岗位。

      二、工作人员外出办事需先经部门负责人同意,如不说明原因,则按旷工论处。

      三、法定节日休假和有关规定的假期,按国家统一规定执行,此休假期间工资福利照发。

      四、年休假:协会正式工作人员享受7-15天(视具体情况决定)的年休假,在此休假期间工资福利照发。

  五、由于工作原因需要加班,则可以在半年有效期内其它任何时间补休假。

      六、事假:工作人员请事假要提出书面申请,经秘书长签字同意方可休假,否则按旷工处理。事假期间停发所有工资。

      七、年休假、婚假、产假、丧假、病假均含法定节假日。

  (1)工作人员必须按规定事先请假,否则按旷工处理,连续旷工三天以上或年旷工时间累计超过一周者,按自动离职处理。

     (2)旷工期间扣发双倍工资。

      八、借用人员在协会工作期间适用本分会考勤、休假制度。

档案管理制度

一、严格执行党和国家的保密、安全制度,确保档案和案卷机密安全。

      二、各部门应在每年一月底向分会秘书处办公室移交上年度文书档案并履行接交手续。

三、各部门应明确规定档案责任人,档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。

      四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、协会发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由秘书处办公室负责归档。

      五、归档资料必须符合下列要求:

      ①文件材料齐全完整;

      ②根据档案内容合并整理、立卷;

      ③根据档案内容的历史关系,区别保存价值、分类、整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。

      六、档案资料借阅需履行登记、签字手续,重要资料借阅需先请示分会领导。

      七、加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作,定期检查档案保管工作。

                      

                                                                            车辆管理制度      

       一、分会车辆由秘书处办公室统一管理、调度。各部门公务用车,由部门负责人先向办公室申请,说明用车事由、地点、时间,办公室根据需要统筹安排派车。

  二、车辆使用按先上级、后下级;先急事、后一般事;先满足工作任务、接待任务,后其他事的原则安排。除分会领导或各部门到有关部门办事外,单独一人在城区办事,原则上不安排车辆。

  三、外单位借车,需会长批准后方可安排。

  四、车辆驾驶实行专人专车,专车专管。驾驶员在用车期间内承担责任,保持车况完好。

  五、车辆实行定点维修,需维修的项目由驾驶员列出清单后,由秘书处办公室报秘书长、会长批准。

  六、车辆驾驶员出车实行行车记录制,内容有起始地、目的地、行驶里程、用车部门及人员签字。每月底统计车辆行驶公里数。 

  七、秘书处办公室建立车辆的用油台帐,每月核算一次,严格按行车里程与每百公里耗油标准考核,并做到每月核对无误。节奖超罚。

  八、驾驶员应做到合理用车,节约用油,将油耗控制在指标以内,特殊情况须报协会领导批准。

  九、秘书处办公室应按时办好车辆保险、养路费缴纳等各项手续,车辆有关证件及资料由驾驶员妥善保管。

  十、违规与事故处理

  1、下列情况,违反交通规则或发生事故的经济损失及责任由驾驶员负担:

 (1)无照驾驶;

 (2)未经许可将车借予他人使用;

 (3)违反交通规则引起的交通肇事;

 (4)违反交通规则,其罚款由驾驶人员负担。

  2、意外事故、不可抗拒原因造成的车辆事故由协会酌情研究处理。

   

                                                                       卫生管理制度

                   

       为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境,树立分会的良好形象,制定本制度。

   一、卫生管理的范围为分会各部门、走廊、门窗等办公场所及其设施的卫生。

   二、卫生清理的标准是:门窗(玻璃、窗台、窗棂)上无浮尘;地面无污物、污水、浮土;四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘;照明灯、空调上无浮尘;书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐,无灰尘,橱顶无乱堆乱放现象;办公桌上无浮尘,物品摆放整齐,水具无茶锈、水垢;桌椅摆放端正,各类座套干净整洁;计算机、打印机等设备保养良好,无灰尘。

       三、卫生清理实行部门负责与专人负责相结合。各部门办公室的卫生,由各部门负责日常保洁。公共卫生清理实行专人负责。

       四、日常保洁每月由秘书处办公室牵头进行卫生检查评比。

                                                                            差旅费管理制度

         

  根据有关规定,结合本分会实际情况,本着既勤俭节约开支,又要保证出差人员工作与生活需要的原则,制订本制度。

   一、本办法适用于本分会因公出差支领差旅费的工作人员。

   二、差旅费包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费和公杂费。相关规定参照《江苏省省级机关差旅费管理暂行办法》执行。

       三、工作人员因公出差,应事先填明员工出差申请单,经部门负责人审核并呈报秘书长、会长批准后出差,如因事情紧急而未及时填表,须事先由部门负责人口头报告分会会长,等返回分会后,应立即补办手续,工作人员出差报销处理程序如下:

   1、出差前应填明单位、级别、姓名、出差事由、搭乘交通工具、出差日期、预支金额,经部门负责人审核后呈报秘书长、会长批准。

   2、出差人凭核准的预支金额,填写借款单,向财务部门预支差旅费。

   3、出差人返回后7日内应填写差旅费报销单,注明实际出差日期、起始地点、工作内容、报支项目、金额等,由所属部门和财务部门负责人审核后报会长批准,由财务部门在报销时冲销预支差旅费。

  四、差旅费按业务需要和岗位职务包干使用:

   1、分会领导、工作人员,住宿费、伙食补助、公杂费、交通费参照《江苏省省级机关差旅费管理暂行办法》有关规定报销。

   2、分会工作人员出差期间,因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用,由个人自理。

  本制度经江苏省建筑行业协会交通分会一届二次理事会通过之日起实施。

  本制度解释权属交通分会秘书处办公室。

发布时间: 2009-10-06

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